Об’єднуємо SAP Business One з іншими системами в єдине інформаційне середовище
Коли системи не пов’язані між собою, одна й та сама операція часто проходить декілька етапів ручного перенесення. Замовлення надходить із сайту, менеджер створює його в обліковій системі, склад окремо отримує інформацію про відвантаження, а статус виконання потрібно повернути клієнту.
Інтеграція дозволяє побудувати цей процес як автоматизований обмін.
Наприклад, замовлення з інтернет-магазину може передаватися до SAP Business One для подальшої обробки, а у зворотному напрямку сайт може отримувати актуальні дані, необхідні для його роботи.
Ми визначаємо не просто перелік полів для передачі, а повний сценарій обміну: яка система є джерелом даних, коли вони повинні передаватися, що відбувається після їх отримання та як обробляються помилки.
Інтеграція починається з бізнес-процесу
Сам факт технічного з’єднання двох систем ще не вирішує задачу. Спочатку визначаємо, яку частину процесу виконує кожна система та де проходить межа між ними. Наприклад, CRM може залишатися основним середовищем роботи відділу продажів, тоді як SAP Business One відповідає за виконання замовлення, запаси, закупівлі та фінансовий облік.
Після цього визначаємо склад даних і напрямок обміну. Частина інформації може передаватися лише в SAP Business One, частина – повертатися до зовнішньої системи, а для окремих процесів потрібен двосторонній обмін.
Такий підхід допомагає уникнути ситуації, коли одна й та сама інформація паралельно підтримується в декількох системах і з часом починає відрізнятися.
CRM та системи продажів
Інтегруємо SAP Business One із CRM та іншими рішеннями, які використовує комерційний підрозділ. Залежно від архітектури процесу між системами можуть передаватися дані про клієнтів, товари, ціни, замовлення, рахунки, оплати та інша необхідна інформація.
При цьому не обов’язково переносити весь процес продажу в ERP. CRM може залишатися робочим інструментом менеджера, а SAP Business One – системою, де замовлення отримує операційне та фінансове продовження.
Сайти, інтернет-магазини та маркетплейси
Для електронної комерції особливо важлива швидкість обміну даними між каналом продажу та ERP. Інтеграція може передавати до SAP Business One отримані замовлення та необхідні дані покупця, а зовнішньому майданчику – інформацію про товари, ціни, доступність або статус виконання замовлення, якщо це передбачено конкретним сценарієм.
Це дозволяє обробляти продажі з різних каналів у спільному операційному контурі, не створюючи кожне замовлення в ERP вручну.
Клієнт-банк і платежі
Банківські операції – ще одна ділянка, де ручне перенесення даних займає час і створює зайві операції для фінансової служби.
SAP Business One та українські локальні рішення підтримують сценарії обміну з банківськими системами. Залежно від конкретного банку та способу інтеграції можна організувати передачу платіжних даних і завантаження інформації про проведені операції для подальшої роботи в обліковому контурі.
Перед реалізацією ми окремо визначаємо можливості конкретного банку та формат доступного обміну.
Електронний документообіг
SAP Business One можна включити й у процес обміну електронними документами. Для українського облікового контуру доступні інтеграції з сервісами електронного документообігу, зокрема M.E.Doc, СОТА та Вчасно. Це дозволяє пов’язати первинні та податкові документи в ERP із подальшим електронним обміном.
У результаті електронний документообіг стає продовженням операції, яка вже відбулася в SAP Business One, а не окремим процесом із повторною підготовкою тих самих даних.
Спеціалізовані бізнес-системи
Не всі процеси доцільно переносити в ERP. Виробничі компанії можуть використовувати MES, конструкторські та інженерні рішення. Логістичні компанії – спеціалізовані системи управління перевезеннями. В інших галузях можуть бути власні сервіси, мобільні застосунки або корпоративні рішення.
У таких проєктах визначаємо, які дані повинні залишатися у спеціалізованій системі, а які потрібні SAP Business One для подальших операцій, планування, обліку та аналізу.
Інтеграція дозволяє зберегти сильні сторони спеціалізованого рішення, не створюючи при цьому ізольовану ділянку даних.