Компанії рідко змінюють облікову систему просто тому, що вона застаріла. Якщо документи проводяться, залишки рахуються, а звітність формується, здається, що причин для великого ІТ-проєкту немає.

Проблеми зазвичай починаються в іншому місці. Бізнес зростає, з’являються нові склади, напрями, юридичні особи або виробництво. Збільшується кількість операцій і співробітників. Продажі працюють в одній системі, фінанси в іншій, частина управлінської інформації ведеться в Excel, а для керівництва регулярно готуються окремі звіти.

Сама облікова система при цьому може працювати без помилок. Просто завдання компанії стали складнішими за ті, для яких ця система використовувалася спочатку. Саме цей момент варто вчасно помітити.

Дані є. Отримати відповідь складно

Один із найпоказовіших сигналів – керівництво не може швидко отримати відповідь на звичайне бізнес-питання.

Наприклад:

Яка реальна маржинальність цього замовлення?

Щоб відповісти, менеджер бере суму продажу з однієї системи. Закупівельну вартість з іншого джерела. Логістичні витрати потрібно запросити у фінансів. Додаткові витрати ведуться окремо. Після цього інформація збирається в Excel.

Усі необхідні дані в компанії є. Проблема в тому, що вони не утворюють єдиного інформаційного ланцюжка. Чим більшим стає бізнес, тим більше часу потребує така модель роботи.

SAP Business One вирішує цю проблему за рахунок єдиного середовища для основних бізнес-процесів: продажів, закупівель, запасів, фінансів та інших операцій. Дані створюються в межах пов’язаних процесів і можуть використовуватися далі без постійного ручного перенесення між різними системами.

Excel поступово перетворюється з інструмента на проміжний шар між системами

Сам по собі Excel не є ознакою проблеми. Він залишається зручним інструментом для аналізу, моделювання та роботи з даними. Важливіше подивитися, для чого саме компанія його використовує. Якщо таблиця потрібна, щоб проаналізувати дані – це нормальна робоча практика.

Інша ситуація, коли в Excel доводиться регулярно переносити залишки, збирати план закупівель, зводити продажі різних підрозділів, розраховувати собівартість, контролювати виконання замовлень або формувати управлінську звітність. Тоді таблиця фактично компенсує відсутній зв’язок між процесами.

Особливо помітною проблема стає під час масштабування: більше замовлень означає більше ручних операцій, а новий підрозділ – ще один набір таблиць і процедур.

Одна цифра має кілька правильних значень

Ще один характерний симптом можна почути на звичайній нараді:

«А звідки ця цифра?»

Продажі показують один прогноз. Фінанси  інший. Склад має власні дані щодо доступності товару. У звіті керівника ще одна версія. І це не обов’язково означає, що хтось помилився.

Підрозділи можуть використовувати різні зрізи інформації, працювати з даними, оновленими в різний час, або застосовувати власну логіку розрахунку показників. У результаті частина наради витрачається не на прийняття рішень, а на узгодження вихідних даних.

ERP змінює цю модель не тому, що створює ще один звіт. Її цінність у тому, що операційні процеси працюють зі спільними даними.

У SAP Business One продажі, закупівлі, запаси, фінанси, CRM, виробництво та звітність є частинами єдиної системи. Тому інформація, створена в одному процесі, може використовуватися в наступному без повторного введення.

Щоб побачити стан бізнесу, потрібно дочекатися звіту

Це вже серйозніший сигнал.

Компанія може добре вести бухгалтерський облік і при цьому мати недостатньо інформації для оперативного управління. Фінансовий результат минулого місяця відомий. Але що відбувається зараз?

  • Які замовлення можуть бути виконані?
  • Які закупівлі очікуються?
  • Скільки товару дійсно доступно?
  • Де виникла прострочена заборгованість?
  • Як змінюються витрати?

Якщо відповіді з’являються лише після ручного збору інформації або закриття періоду, керівництво фактично дивиться на бізнес із запізненням.

Інтегрована ERP працює інакше. Наприклад, у SAP Business One складські операції змінюють дані про запаси, документи закупівель пов’язані з відповідними фінансовими операціями, а аналітика використовує дані, які вже знаходяться в системі.

Управлінська інформація таким чином стає продовженням операційного процесу, а не окремим результатом ручного зведення даних.

Кількість інтеграцій і доопрацювань постійно зростає

На певному етапі компанія починає вирішувати кожне нове завдання окремо. Потрібна CRM – додається CRM. Потрібне планування – з’являється ще один інструмент. Потім усі ці рішення потрібно пов’язати між собою.

Інтеграції самі по собі не є проблемою. Навпаки, сучасна ERP повинна взаємодіяти з іншими системами. SAP Business One має стандартні технологічні можливості для інтеграції та розширення функціональності.

Питання виникає тоді, коли інтеграції використовуються вже не для розширення системи, а для постійного відновлення зв’язків між базовими процесами компанії.

Якщо зміна одного процесу щоразу потребує перевірки декількох систем та обмінів між ними, вартість підтримки такого ІТ-середовища починає зростати разом із бізнесом.

Зростання компанії означає пропорційне зростання ручної роботи

Це один із найпростіших способів перевірити, наскільки добре масштабуються поточні процеси. Уявімо, що кількість замовлень компанії завтра збільшиться вдвічі.

Чи потрібно буде майже вдвічі збільшити кількість людей, які переносять дані, перевіряють таблиці, звіряють залишки, формують документи та готують звіти?

Якщо так, проблема вже не лише в продуктивності співробітників.

Процеси погано масштабуються.

Саме тому момент переходу на ERP краще визначати не за кількістю співробітників або оборотом компанії, а за складністю процесів і зв’язків між ними.

Компанія може бути відносно невеликою, але мати виробництво, декілька складів, імпорт, складну логістику та велику кількість взаємопов’язаних операцій. І навпаки – значно більший за чисельністю бізнес може мати досить просту операційну модель.

Облікова система та ERP вирішують різні за масштабом завдання

Облікова система насамперед добре відповідає на питання:

Що вже відбулося?

Що придбали, що продали, скільки залишилося, яка виникла заборгованість, які операції потрібно відобразити в обліку.

У міру розвитку бізнесу з’являється інший клас питань:

Що потрібно зробити далі?

Чи вистачить запасів для виконання замовлень? Що потрібно закупити? Які матеріали потрібні виробництву? Які витрати пов’язані з конкретним проєктом? Що відбувається з грошовими потоками? Який результат дає окремий напрям?

ERP потрібна саме для того, щоб ці процеси не існували окремо.

SAP Business One охоплює фінанси, продажі та CRM, закупівлі, управління запасами, виробництво, планування матеріальних потреб, сервіс, проєкти, аналітику та звітність. Але принципова відмінність полягає не просто в кількості функцій.

Головне – зв’язок між ними

Замовлення клієнта впливає на потребу в товарі. Потреба може стати підставою для закупівлі або виробництва. Надходження змінює доступний запас. Відвантаження формує подальші фінансові операції. Компанія отримує не набір окремих автоматизованих ділянок, а пов’язаний бізнес-процес.

Перехід на ERP не варто починати з вибору ERP

Коли накопичуються описані вище проблеми, природною реакцією стає пошук нової системи. Але спочатку корисніше відповісти на інше питання:

Де саме поточна модель перестала справлятися?

Можливо, проблема лише в одному процесі й для її вирішення не потрібно змінювати всю систему. А можливо, продажі, закупівлі, склад, виробництво та фінанси вже настільки взаємопов’язані, що локальне доопрацювання просто перенесе проблему в інше місце.

Саме тому перед ERP-проєктом варто провести аудит процесів: визначити, де виникає повторне введення даних, які звіти збираються вручну, де інформація дублюється, які системи обмінюються даними та на які управлінські питання сьогодні складно отримати відповідь.

Після цього стає значно зрозуміліше, чи дійсно компанії потрібна нова ERP і які саме завдання вона повинна вирішити.

Головний сигнал – система починає визначати межі розвитку бізнесу

Не існує універсальної цифри обороту, кількості співробітників або документів, після якої компанії обов’язково потрібна ERP. Набагато точніший критерій – наскільки легко наявна система підтримує зміни в бізнесі.

Якщо новий склад, напрям, виробничий процес або збільшення кількості замовлень щоразу означають більше ручної роботи, нові таблиці, додаткові звірки та чергові інтеграції, варто оцінити не чергове доопрацювання, а всю інформаційну модель компанії.

Поточна система при цьому може залишатися технічно справною.

Компанія просто стала складнішою за систему, в якій вона виросла.