Організація системи управління бізнесом мережі супермаркетів

Задача

На момент початку співпраці торгівельна мережа активно розвивалась та збільшувала кількість магазинів. Разом із масштабуванням бізнесу зростали обсяги облікової інформації, кількість операцій та вимоги до швидкості отримання даних для управління компанією.

Існуюча на той момент інформаційна система працювала на базі застарілої технологічної платформи та вже не відповідала потребам великої торговельної мережі. Обмежені можливості масштабування ускладнювали централізоване управління компанією, а припинення технічної підтримки платформи створювало додаткові ризики для подальшої експлуатації системи.

Компанії була необхідна сучасна система автоматизації торговельної мережі, яка могла б об’єднати інформацію з розподілених підрозділів, забезпечити централізований облік та залишатися ефективною при подальшому зростанні бізнесу.

При цьому система, яка використовувалась в магазинах мала залишитись без змін. 

Основними завданнями проєкту стали:

• модернізація технологічної платформи та створення єдиного інформаційного середовища для управління підприємством;
• підвищення прозорості фінансово-господарської діяльності;
• автоматизація фінансового, бухгалтерського, податкового та управлінського обліку;
• зменшення кількості ручних операцій і трудовитрат співробітників в умовах постійного збільшення обсягів даних;
• централізоване управління доступом до облікової, фінансової та аналітичної інформації;
• ведення обліку всіх підрозділів торговельної мережі в єдиній комплексній інформаційній системі;
• створення технологічної основи, здатної підтримувати подальше масштабування бізнесу.

Рішення

Аналіз та моделювання бізнес-процесів

Проєкт розпочався з комплексного аналізу та моделювання бізнес-процесів бєк офісу торговельної мережі.

Спільно з ключовими співробітниками замовника ми детально розглянули основні ділянки обліку, формалізували існуючі процеси та визначили, як вони мають працювати в новій системі.

Для кожного функціонального напряму проводилися окремі робочі зустрічі з відповідальними співробітниками. Це дозволило врахувати не лише загальні вимоги бізнесу, а й практичні особливості роботи окремих підрозділів.

Враховуючи високі вимоги клієнта до формалізації проєкту, кожен етап супроводжувався документуванням. За результатами зустрічей готувалися моделі бізнес-процесів. 

За підсумками моделювання був сформований структурований перелік необхідних робіт. Це дозволило ще до активної фази проєкту визначити потенційні складнощі, оцінити обсяг змін та сформувати послідовний план автоматизації бізнес-процесів бєк офісу торговельної мережі.

Автоматизація матеріально-технічного забезпечення

Одним із важливих напрямів проєкту стала автоматизація матеріально-технічного забезпечення та обліку основних засобів.

У системі були реалізовані процеси, пов’язані з повним життєвим циклом основних засобів: від придбання до вибуття.

Автоматизація охопила:

• надходження основних засобів від українських та іноземних постачальників;
• внутрішні переміщення;
• виготовлення основних засобів;
• введення в експлуатацію;
• ремонт та технічне обслуговування;
• роботу з орендованими основними засобами;
• модернізацію та доукомплектацію;
• розукомплектацію;
• продаж та інші операції вибуття;
• облік основних засобів, переданих у заставу;
• операції з МШП та МНМА.

Для адаптації системи до специфіки торговельної мережі були розширені можливості стандартних документів, додані необхідні реквізити, а також створені нові документи, регістри, обробки, звіти та друковані форми.

У результаті підприємство отримало єдиний механізм управління та контролю операцій з активами в межах інформаційної системи.

Автоматизація казначейства та управління платежами

Окремий блок робіт був присвячений автоматизації казначейства та управлінню грошовими потоками.

Ми впровадили механізми підготовки та формування платіжних документів, включно з автоматичним створенням платежів на підставі погоджених заявок.

Це дозволило структурувати процес роботи із заявками та платежами, скоротити кількість ручних операцій і забезпечити додатковий контроль за рухом коштів.

Автоматизація оперативного обліку

Значний обсяг робіт був виконаний у межах підсистеми оперативного обліку.

Завдяки цьому процеси компанії були змінені, щоб система підтримувала реальні операційні процеси компанії та значні обсяги щоденних господарських операцій.

Бюджетування та план-фактний аналіз

Для великої торговельної мережі важливо не лише накопичувати фактичні дані, але й мати можливість порівнювати їх із плановими показниками та своєчасно реагувати на відхилення.

Тому значну увагу в межах проєкту приділили автоматизації бюджетування та управлінської звітності.

Було налаштовано механізми роботи з джерелами даних, та звітністю.

Це дало можливість отримувати більш повну картину виконання бюджетів, контролювати відхилення та використовувати актуальні дані для прийняття управлінських рішень.

Права доступу та погодження документів

Для компанії з великою кількістю користувачів важливо було забезпечити не лише централізоване зберігання інформації, а й контроль доступу до неї.

У системі були налаштовані механізми розмежування прав користувачів. Доступ до функціоналу та інформації визначався відповідно до ролей і посадових обов’язків співробітників.

Також були реалізовані механізми візування та погодження документів, що дозволило формалізувати внутрішні процедури та посилити контроль за виконанням операцій.

Навчання користувачів

Впровадження нової інформаційної системи неможливе без підготовки співробітників, тому окремим етапом проєкту стало навчання користувачів.

Ми провели навчання з роботи з автоматизованими бізнес-процесами.

Співробітники отримали практичні знання щодо виконання своїх щоденних операцій, роботи з документами та звітністю. Це допомогло швидше адаптуватися до нової системи та перейти до її повноцінного використання в роботі.