У міру розвитку компанії кількість бізнес-процесів зростає, а зв’язки між ними стають складнішими. Продаж залежить від наявності товару, закупівля – від поточної та майбутньої потреби, виробництво – від матеріалів і ресурсів, а кожна операція зрештою впливає на фінансовий результат.
Проблема виникає, коли ці процеси автоматизовані окремо. Менеджер бачить замовлення клієнта, але не має актуальної інформації про забезпечення. Закупівлі плануються у власних таблицях. Склад працює зі своїми даними, а фінансовий результат керівництво отримує вже після зведення інформації з кількох джерел.
SAP Business One дозволяє об’єднати основні процеси компанії в одній ERP-системі. Стандартна функціональність охоплює фінанси, продажі та CRM, закупівлі, запаси, виробництво та MRP, сервіс, управління проєктами, аналітику й звітність.
Продажі. Від першого контакту до оплати
У SAP Business One процес продажу можна вести як послідовний ланцюжок документів.
Він може починатися з комерційної пропозиції, продовжуватися замовленням клієнта, відвантаженням і виставленням рахунку. Інформація переноситься між пов’язаними документами, тому менеджеру не потрібно щоразу створювати операцію заново.
При цьому замовлення клієнта – це не просто документ відділу продажів. Воно впливає на кількість доступного товару та може використовуватися для подальшого планування закупівель або виробництва.
Система також дозволяє вести потенційні угоди, контролювати етапи продажу, зберігати інформацію про клієнтів і контакти, аналізувати воронку та історію взаємодії.
Закупівлі: від потреби до розрахунків із постачальником
Закупівельний процес у SAP Business One охоплює не лише створення замовлення постачальнику.
Система підтримує запити та пропозиції постачальників, замовлення, надходження товару, повернення, рахунки та подальші фінансові операції. Документи можуть створюватися один на підставі іншого, зберігаючи зв’язок між етапами закупівлі.
Коли товар фактично надходить, операція відображається в складському контурі. Рахунок постачальника, своєю чергою, формує відповідну заборгованість у фінансовому обліку.
Для імпортних закупівель SAP Business One також підтримує розподіл додаткових витрат на придбання товару, зокрема транспортування, страхування, митних та інших витрат через механізм landed costs.
У результаті закупівля перестає бути ізольованим процесом і безпосередньо пов’язується із запасами та фінансами.
Склад і запаси: не лише знати, скільки товару є
Складський контур SAP Business One дозволяє вести номенклатуру, декілька складів, надходження та списання, переміщення, інвентаризацію, партії та серійні номери. Також підтримується адресне зберігання. Але для управління бізнесом важлива не лише фактична кількість товару.
Замовлення клієнта, наприклад, резервує відповідну кількість і таким чином змінює доступний запас. Відвантаження вже фізично зменшує кількість товару на складі та, за відповідних налаштувань обліку, відображає його вибуття у фінансах.
Це дозволяє дивитися на запас у контексті реальних операцій компанії: що знаходиться на складі, що вже призначено для виконання замовлень і які операції змінюють залишки.
Для товарів, які потребують додаткової ідентифікації, можна використовувати партійний або серійний облік.
Виробництво: від специфікації до готової продукції
SAP Business One має стандартний функціонал для управління базовими виробничими процесами.
У системі створюються специфікації, які визначають склад готового виробу. Вони можуть містити матеріали, ресурси та етапи маршруту. На їх основі формуються виробничі замовлення. Під час виконання замовлення реєструється видача компонентів у виробництво та отримання готової продукції.
Окремо можна працювати з ресурсами – наприклад, обладнанням або працею. Ресурс має доступну потужність у певному періоді, може бути включений у виробниче замовлення, а його використання впливає на виробничі витрати.
Після виконання виробничого замовлення SAP Business One дозволяє аналізувати фактичне використання матеріалів і ресурсів та перераховувати виробничі витрати на основі фактичного споживання.
Тобто система пов’язує структуру виробу, матеріали, ресурси, випуск і собівартість в одному процесі.
MRP: що і коли потрібно закупити або виготовити
Коли кількість матеріалів, комплектуючих і виробничих замовлень зростає, планувати забезпечення вручну стає дедалі складніше. Для цього в SAP Business One використовується MRP – планування матеріальних потреб.
Під час розрахунку система враховує наявні запаси, замовлення клієнтів, закупівлі, виробничі замовлення, прогнози та структуру специфікацій. Також враховуються параметри планування, зокрема строки постачання, мінімальні партії та інтервали замовлення.
Результатом стають рекомендації щодо того, що необхідно закупити, виготовити або перемістити та в які строки це потрібно зробити. На підставі рекомендацій можна створювати відповідні закупівельні й виробничі замовлення.
Таким чином, закупівля або виробництво можуть починатися не лише після того, як хтось вручну помітив дефіцит, а на підставі розрахованої потреби.
Фінанси: операційні процеси одразу отримують фінансове відображення
Одна з ключових переваг ERP полягає в тому, що фінанси не існують окремо від операційної діяльності.
Продаж формує дохід і дебіторську заборгованість. Закупівля – зобов’язання перед постачальником. Рух запасів впливає на їхню вартість. Виробництво формує вартість готової продукції.
SAP Business One підтримує бухгалтерський облік, дебіторську та кредиторську заборгованість, банківські операції та звірки, бюджети, основні засоби, облік за центрами витрат і фінансову звітність.
Це дозволяє фінансовій службі працювати з даними, які виникають безпосередньо в бізнес-процесах, а не відновлювати їх наприкінці періоду з окремих джерел.
Управління проєктами
Для компаній, де значна частина роботи організована навколо проєктів, SAP Business One має окремий функціонал Project Management.
Проєкт можна розділити на етапи та підпроєкти, пов’язати з ним документи, операції, ресурси й активності. Система дозволяє контролювати виконання етапів, відкриті питання та фінансові показники проєкту.
Це особливо актуально для інжинірингових, сервісних та інших компаній, де важливо бачити не лише загальні доходи й витрати підприємства, а результат конкретного проєкту.
Сервісне обслуговування
Якщо компанія не лише продає продукцію, а й обслуговує її після продажу, сервіс також можна включити в єдиний інформаційний контур.
SAP Business One підтримує сервісні звернення, сервісні договори, картки обладнання, календар сервісу та базу знань. Система дозволяє зберігати інформацію про об’єкти, що обслуговуються, та історію звернень клієнта.
Таким чином, робота з клієнтом не закінчується після виставлення рахунку – продаж і подальше обслуговування можуть залишатися частинами одного інформаційного середовища.
Аналітика та звітність
Автоматизація процесів має сенс лише тоді, коли накопичені дані можна використовувати для прийняття рішень.
SAP Business One містить стандартні та налаштовувані звіти, інформаційні панелі, ключові показники та засоби деталізації даних. Керівники можуть аналізувати, зокрема, доходи, витрати, рух коштів, продажі та інші показники на основі інформації, що вже знаходиться в системі.
Це принципово відрізняється від ситуації, коли звітність існує як окремий процес: дані спочатку вивантажуються з кількох систем, об’єднуються, перевіряються і лише після цього потрапляють до керівника.
В ERP аналітика стає продовженням операційного обліку.
Головна перевага – не кількість автоматизованих процесів
SAP Business One дозволяє автоматизувати значну частину операцій компанії. Але цінність ERP полягає не в тому, щоб мати окремий модуль для продажів, складу, закупівель або виробництва.
Набагато важливіше те, що відбувається між ними.
Клієнт створює потребу. Продаж формує замовлення. Система перевіряє забезпечення. Якщо товару недостатньо, виникає потреба в закупівлі або виробництві. Надходження матеріалів змінює запас. Виробництво перетворює матеріали на готову продукцію. Відвантаження клієнту змінює складські та фінансові показники. Оплата закриває заборгованість.
SAP Business One побудований саме навколо таких наскрізних процесів: фінанси, закупівлі, запаси, продажі та сервіс, виробництво і MRP, проєкти та ресурси працюють у спільному середовищі.
Тому питання перед впровадженням ERP краще формулювати не як які операції ми хочемо автоматизувати?, а трохи ширше:
Які бізнес-процеси ми хочемо пов’язати між собою?
Саме відповідь на це питання визначає, яку реальну користь компанія отримає від впровадження SAP Business One.