Проєкт переходу на ERP виробника та імпортера сільськогосподарської техніки

Задача

Основним завданням проєкту було за рахунок впровадження ERP-системи підвищити ефективність виробництва та забезпечити комплексний контроль ключових бізнес-процесів компанії.

Особлива увага приділялася управлінню виробництвом: плануванню та контролю виробничих операцій, обліку випуску продукції, розрахунку собівартості та роботі з виробництвом, яке виконується як власними силами підприємства, так і із залученням сторонніх переробників.

Водночас система мала ефективно підтримувати й інші напрями діяльності — продажі, закупівлі, складський та регламентований облік, кадрові процеси й розрахунок заробітної плати.

Окремими цілями були підвищення продуктивності роботи співробітників, покращення якості обслуговування клієнтів та отримання керівництвом актуальної інформації для оперативного контролю діяльності підприємства і прийняття управлінських рішень.

Особливість проєкту

Наша команда приєдналася до проєкту вже на завершальному етапі проєкту – підготовці до запуску. Налаштування та адаптацію системи виконувала інша компанія-підрядник, але замовник був не задоволений результатом.

Тому нашою першочерговою задачею був запуск вже готового функціоналу ERP, а наступним кроком – розвиток і розширення функціоналу системи для підвищення ефективності окремих процесів і компанії в цілому. 

Більшість оптимізацій бізнес-процесів вдалося реалізувати за допомогою типового функціоналу системи. Там, де стандартних можливостей системи було недостатньо або специфіка роботи підприємства вимагала іншої логіки, виконувалися необхідні доопрацювання.

Важливо було не просто автоматизувати існуючі процеси, а визначити оптимальний спосіб їх реалізації в системі. Для цього ми зіставляли реальні бізнес-процеси підприємства з логікою системи та оцінювали, що буде ефективнішим у кожному конкретному випадку: використання стандартного функціоналу чи зміна окремих процесів.

Рішення

Для комплексної автоматизації та оптимізації роботи в ERP необхідно було вирішити декілька груп завдань:

• адаптувати складний виробничий процес підприємства до функціоналу системи та обрати оптимальну методику управління виробництвом;
• врахувати виробництво як власними силами, так і із залученням переробника;
• налаштувати управлінські та операційні звіти відповідно до потреб різних категорій користувачів;
• навчити співробітників правильно використовувати функціонал системи;
• переглянути та налаштувати права доступу відповідно до посад і функціональних обов’язків співробітників;
• обмежити доступ до конфіденційної інформації, зокрема даних щодо заробітної плати та персональних даних фізичних осіб;
• запустити систему в промислову експлуатацію;
• навчити відповідальних користувачів самостійно знаходити причини помилок під роботи;
• налаштувати та перевірити коректність розподілу витрат майбутніх періодів.

Автоматизація виробництва

Одним із найбільш важливих етапів стала побудова в системі ефективної моделі управління виробництвом. 

Для клієнта було розроблено та продемонстровано декілька варіантів організації виробничого обліку з використанням різних методик. 

Після аналізу сценаріїв компанія обрала модель на базі MES, яка найбільше відповідала реальній організації виробництва та була зручною для співробітників.

Після вибору моделі команда детально опрацювала окремі виробничі операції та сформувала єдиний механізм роботи користувачів в системі.

Це дозволило не просто перенести існуючий виробничий процес у систему, а побудувати зрозумілу модель його контролю та обліку.

Налаштування управлінської звітності

Наступним напрямом стало налаштування звітності відповідно до реальних потреб співробітників та керівництва підприємства.

Там, де це було можливо, використовувався типовий механізм налаштування звітів BAS ERP із врахуванням встановлених прав доступу. Якщо стандартних можливостей системи було недостатньо, розроблялися додаткові звіти.

Зокрема, були налаштовані:

• звіт щодо погодження документів «Внутрішнє споживання товарів»;
• «Відомість по товарах на складах за документами-розпорядженнями»;
• звіт «Собівартість товарів»;
• «Відомість з розрахунків із контрагентами — дебіторка»;
• інші операційні та управлінські звіти відповідно до запитів користувачів.

У результаті користувачі отримали необхідну інформацію без додаткового ручного збору та обробки даних.

Навчання користувачів 

Важливою частиною проєкту стала робота безпосередньо зі співробітниками компанії.

Користувачам пояснили принципи роботи функціоналу. Окрему увагу приділили не тільки послідовності виконання операцій, але й причинам виникнення облікових помилок.

Співробітники отримали практичні рекомендації щодо правильної роботи в системі та способів запобігання типовим помилкам у майбутньому.

Такий підхід дозволив зменшити залежність компанії від постійної технічної підтримки та підвищити якість даних, які користувачі вносять до системи.

Налаштування прав доступу та захист інформації

Для всіх користувачів були переглянуті та скориговані права відповідно до їхніх посад, обов’язків та необхідного рівня доступу.

Особлива увага приділялася конфіденційним даним. Доступ до інформації щодо заробітної плати та персональних даних фізичних осіб був обмежений для співробітників, яким ця інформація не потрібна для виконання службових обов’язків.

У результаті кожен користувач отримав доступ саме до тих розділів та даних, які необхідні йому для роботи.

Кадровий облік та розрахунок заробітної плати

Наші спеціалісти зробили налаштування системи і провели навчання відповідальних співробітників щодо ведення кадрового обліку в системі.

Команда продемонструвала можливості функціоналу, пояснила принципи розрахунку та виплати заробітної плати й інших нарахувань, а також надала рекомендації щодо коректного ведення відповідних операцій у системі.